La période des Fêtes arrive à grands pas avec son lot de joie et rassemblements familiaux. Toutefois, si vous êtes mal préparés, ce moment peut également causer de l’incertitude et de la frustration chez vos clients.
Certains clients, plus prévoyants, se demanderont d’avance si vos produits et services seront disponibles durant cette période afin de planifier en conséquence. D’autres tenteront de vous contacter ou de vous visiter durant votre congé pour adresser des besoins urgents et se demanderont à quel moment vous serez en mesure d’adresser leurs requêtes. S’ils n’ont aucun moyen de répondre à cette question, vous risquez la catastrophe!
Pour limiter ce risque, vous trouverez ci-dessous une liste de 6 actions pour vous assurer que vos clients et partenaires soient bien informés de votre horaire des Fêtes. Vous pourrez ainsi avoir l’esprit tranquille et éviter de fâcheux malentendus.
Affichez votre horaire des Fêtes sur votre site web
Cela peut sembler évident, mais il est surprenant de constater le nombre d’entreprises qui oublient d’afficher leur horaire des Fêtes sur leur site web. Plusieurs de vos clients actuels et potentiels consulteront votre site web afin de vérifier si vous serez ouverts durant les journées où ils prévoient avoir besoin de vous. Ne les décevez pas!
Définissez votre horaire spécial avec Google Mon Entreprise
Si vous n’avez entrepris aucune action auprès de Google afin de préciser votre horaire spécial des Fêtes, les résultats de recherche présenteront vos heures d’ouverture régulières pour la journée en avertissant qu’elles peuvent être différentes. Pour les jours n’étant pas officiellement fériés, vos heures d’ouverture régulières seront affichées sans aucun avertissement. Que vos heures d’ouverture demeurent les mêmes durant les jours fériés ou non, le fait de définir votre horaire spécial permettra d’éviter toute ambiguïté et de limiter les appels que vous recevrez à ce sujet. Pour ce faire, vous n’avez qu’à suivre cette procédure officielle de Google pour définir votre horaire spécial à partir de Google Mon Entreprise.
Configurez la réception automatisée de votre système téléphonique
Si votre organisation dispose d’un système téléphonique doté d’une réception automatisée, il est important de configurer vos horaires spéciaux afin que les enregistrements vocaux appropriés soient entendus en fonction de votre horaire spécial. Nous vous invitons à contacter notre centre de services aussitôt que possible pour effectuer cette modification et éviter tout désagrément, car nous recevons chaque année un nombre important de demandes à ce sujet à l’approche de la période des Fêtes!
Personnalisez vos boites vocales
Si vos employés disposent de boites vocales personnelles et qu’ils seront absents en dehors des jours fériés officiels, il est préférable qu’ils modifient le message de leur boite vocale afin de préciser la date de leur retour. De cette façon, les personnes qui tenteront de les contacter auront des attentes plus réalistes relativement au temps de réponse et pourront prendre les dispositions appropriées durant ce délai.
Configurez votre client de messagerie électronique
Dans la même lignée que pour les boites vocales de votre personnel, il peut être utile de mettre en place des réponses automatiques dans votre client de messagerie électronique, tel que Microsoft Outlook. De cette façon, chaque fois que vous recevrez un message durant la durée d’absence définie, l’expéditeur recevra automatiquement un message automatisé dans lequel vous pourrez mentionner la date de votre retour et/ou les coordonnées d’une autre personne à contacter. Nous vous invitons à vous référer à la procédure officielle de Microsoft pour configurer le Gestionnaire d’absence du bureau de Microsoft Outlook ou encore à nous contacter si vous souhaitez obtenir de l’assistance dans la mise en place de vos réponses automatiques pour la période des Fêtes.
Personnalisez vos signatures électroniques
La signature électronique automatiquement incluse dans tous les courriels que vous envoyez est un moyen intéressant de souhaiter de joyeuses Fêtes à vos clients et partenaires, en plus de les informer de votre horaire des Fêtes. Vous pouvez le faire de façon créative avec des images, de façon simple et textuelle si votre horaire est plutôt simple, ou encore en profiter pour inclure un lien afin de les attirer vers votre site web. Qui sait, peut-être qu’ils en profiteront pour découvrir d’autres produits et services de votre entreprise?
Nous vous invitons à suivre la procédure officielle de Microsoft afin de créer et ajouter une signature à des messages à partir de Microsoft Outlook, ou à nous contacter si vous souhaitez obtenir de l’assistance pour effectuer cette configuration.
Si vous avez un certain nombre d’employés et que vous souhaitez simplifier la configuration de vos signatures électroniques Outlook en plus d’en assurer l’uniformité, c’est avec grand plaisir que nous vous accompagnerons dans l’acquisition et la mise en place de Signature 365. Ce logiciel s’installe sur votre serveur et permet d’effectuer la gestion centralisée des signatures électroniques de l’ensemble de vos employés, et ce, même sur leurs appareils mobiles!
N’hésitez pas à contacter notre centre de services si vous souhaitez obtenir de l’assistance pour réaliser les suggestions ci-dessus.
Toute l’équipe d’Androïde vous remercie pour votre confiance et vous souhaite un excellent temps des Fêtes, ainsi qu’une nouvelle année des plus prospères!
